يعد مفهوم التنظيم من المفاهيم الاساسية حيث لا يمكننا أن نعيش بشكل صحيح بدون وجود عنصر التنظيم في حياتنا فهو العامل الأساسي الذي يوجهنا لأداء مهامنا بفعالية، يمكن تعريف التنظيم بعدة طرق يستخدمها المديرون في إدارة شركاتهم ومؤسساتهم، وتستخدمه الأمهات في إدارة شؤون منازلهن، وينظم الطلاب جدولهم الدراسي بطريقة تضمن استغلال الوقت بشكل جيد وتحقيق نتائج مرضية.
التنظيم
مفهوم التنظيم هو عملية تحديد الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف المحددة وتقسيمها بشكل مناسب لتسهيل تنفيذها في الوقت المناسب في مجال الإدارة، يتطلب التنظيم عددًا من العناصر التي تساهم في تحقيق الأهداف المرغوبة والتي قد تكون متعددة.
يُعرف التنظيم في الإدارة على أنه مجموعة من الأنشطة التي يجب تنفيذها بالتعاون بين الموظفين، حيث يتم تقسيم المهام والأنشطة وفق اختصاص كل موظف يتميز دور كل موظف من خلال مساهمته في أداء المهمة المحددة له.
أما تعريف التنظيم
تأتي كلمة التنظيم من الجذر “نَظَم” في اللغة العربية، وتعني ترتيب وتدبير العمل بطريقة محددة.
يشير التنظيم السياسي إلى مجموعة من الأشخاص الذين يتشاركون في المبادئ السياسية والبرامج، و يرتبطون ببعضهم البعض من خلال قواعد تنظيمية تحدد علاقاتهم وأنشطتهم.
بالتالي، يمكن تعريف مفهوم التنظيم على أنه مجموعة من الأفراد الذين يربطهم علاقة رسمية لتحقيق الأهداف التي تأسست المنظمة من أجلها، قد قام بعض الباحثين في مجال الإدارة بتعريف التنظيم ولكل منهم تعريفه الخاص ولكنها تحمل نفس المعاني الأساسية.
على سبيل المثال:
عرّف لينال ايرويك مفهوم التنظيم بأنه العمل على تحديد وتنظيم الأنشطة لتحقيق الأهداف وتوزيعها على مجموعات من الأفراد.
وعرّف شيستر برنارد مفهوم التنظيم بأنه نظام من الأنشطة التعاونية التي تتم بوعي وقصد من قبل شخص أو أكثر ويتطلب وجود اتصال بين تلك الأنشطة، حيث يساعد التنظيم على إبراز المساهمة الفعلية للفرد في عمله.
وعرّف سايمون مفهوم التنظيم بأنه أنماط سلوكية وسياسية تستخدم لتحقيق التعقل الإنساني حيث يعمل التنظيم كعملية إدارية تهتم بالعديد من الأنشطة والمهام التي يجب تحقيقها في الوظائف، ويقوم بتحديد الصلاحيات والسلطات وتنسيق الأقسام والأنشطة لتحقيق الأهداف بكفاءة تامة.
يمكن أيضًا أن يكون التنظيم ذاتيًا ويشير هذا النوع إلى مهارة التعلم حيث يشارك المتعلم بنشاط في عملية التعلم من خلال البحث و النقاش والمحاورة وفقًا لاهتماماته وميوله.
أنواع التنظيم
- التنظيم الأفقي
هو تنظيم يعتمد على التساوي بين أفرادها حيث لا يوجد تسلسل هرمي أو مسميات وظيفية بين الموظفين في هذا النوع من التنظيمات يتم إدارة الأمور ذاتيًا، وذلك بهدف تقليل البيروقراطية وتمكين الموظفين من اتخاذ القرارات وحل المشكلات وتحمل المسؤولية عن أفعالهم، وبفضل غياب الإدارة الوسطى يمكن للشركة أن تكون أكثر إنتاجية وتسريع عمليات صنع القرار بالإضافة إلى ذلك، تتميز المنظمات المسطحة بميزانيات أصغر حجما، نظرًا لعدم وجود رواتب باهظة للإدارة الوسطى ومع ذلك يجب أن يتم اعتبار هذا الهيكل التنظيمي مناسبًا بشكل عام للشركات الصغيرة والمتوسطة، وبهذه الطريقة يمكن للشركة تحقيق اللامركزية في صنع القرارات والحفاظ على نزاهة الشركة وفقا الى مفهوم التنظيم الأفقي.
- التنظيم الوظيفي
يأتي مفهوم التنظيم الوظيفي المعروف أيضًا بالهيكل البيروقراطي هو نوع من التنظيم يقوم على تقسيم عمليات الشركة وفق التخصصات المختلفة، في هذا النوع من التنظيم يكون هناك موظف مسؤول عن كل وظيفة معينة مثل قسم المبيعات، والعلاقات الإنسانية، وقسم التسويق.
توفر المنظمة الوظيفية العديد من الفوائد حيث يتم تحقيق تخصص كامل في العمل ويتم تنفيذ الأعمال بكفاءة أكبر نظرًا لتوزيع المسؤوليات بين المدراء، ومع ذلك يمكن أن يكون هناك تأخير في اتخاذ القرارات نتيجة لضرورة استشارة جميع المدراء الوظيفيين في الشركة عندما يتعلق الأمر بقرارات كبيرة مما قد يستغرق وقتًا طويلاً.
- تنظيم المصفوفة
يعتبر هيكل تنظيمي معقد إلى حد ما حيث يحتوي على أكثر من سطر واحد من مديري التقارير يعني ذلك ببساطة أن الموظفين يكونون مسؤولين أمام أكثر من رئيس، غالبًا ما تتبنى الشركات التي تعتمد هذا الهيكل التنظيمي سلسلتين من القيادة وهما المديرين الوظيفيين ومديري المشاريع، يعمل هذا النوع من التنظيم بشكل أفضل للشركات التي تمتلك مشاريع واسعة النطاق.
ويعمل مفهوم التنظيم المصفوف على تقدم المنظمة المصفوفة العديد من الفوائد فهي توضح بوضوح مهمة الشركة وأهدافها وتساعد في استخدام الموارد المحدودة بشكل فعال، وتحسن الاحتفاظ بالموظفين طوال فترة عملهم في الشركة بالإضافة إلى ذلك، يوفر هيكل المصفوفة طريقة عملية دمج أهداف الشركة مع العمليات.
- التنظيم التقسيمي
يعتمد على بناء الأنشطة حول سوق معين أو منتج أو مجموعة معينة من المستهلكين على سبيل المثال، شركة Gap Inc تدير ثلاثة تجار تجزئة مختلفين – Banana Republic، Gap، Old Navy، حيث تلبي كل منها احتياجات شرائح مختلفة من المستهلكين وتخضع جميعها للعلامة التجارية للشركة، بالمثل شركة جنرال إلكتريك تمتلك العديد من الشركات والعلامات التجارية والأصول في مختلف الصناعات حيث يعمل كل قسم كشركة فردية تحت مظلة الشركة الجامعة.
أهمية التنظيم
تعتبر عملية التنظيم و مفهوم التنظيم من أهم العمليات الإدارية حيث تهتم بالتعامل مع الأفراد والجماعات المكلفة بتنفيذ مهام متنوعة لتحقيق أهداف معينة، وتؤثر العملية التنظيمية مباشرة في فعالية العناصر الإنتاجية مثل القوى العاملة والمواد الخام والتكنولوجيا والاستثمارات المالية، بالإضافة إلى أن التنظيم يعتبر عملية ملازمة للأنشطة الأخرى مثل الاتصالات والتخطيط والرقابة واتخاذ القرارات وإعداد الميزانيات، ولذلك يجب على منسوبي الجهاز الإداري والقائمين بالأنشطة المختلفة أن يعملوا معًا بفعالية من خلال معرفة دور كل فرد وعلاقته بالأدوار الأخرى.
اهم شروط فعالية البناء التنظيمي
- يجب أن يكون البناء الهيكلي للمنظمة بسيطًا حيث أن زيادة الوحدات والأقسام بشكل غير مبرر قد يؤدي إلى تعقيدات بيروقراطية غير مجدية وتكلفة عالية للتنظيم.
- يجب أن يعكس البناء التنظيمي بوضوح العلاقات بين الأقسام وخطوط السلطة والمسؤولية وتسلسل الأوامر لضمان تحديد مواقع كل فرد في التنظيم وواجباته.
- يجب إعادة النظر بانتظام في البناء الهيكلي للمنظمة لضمان ملاءمته للتغيرات المستمرة في بيئة التنظيم، حيث قد تنشأ وحدات جديدة أو تضاف إلى البنية التنظيمية وقد تتم إزالة وحدات أخرى.
و أهميته
- تحسين استخدام الموارد
تسهل المنظمات الاستفادة القصوى من الموارد البشرية والمالية يساعد ذلك في تحديد الوظائف المناسبة للموظفين ويمنع التكرار في العمل مما يضمن عدم هدر الموارد والجهود.
- تسهيل الإدارة
يساعد الهيكل التنظيمي الجيد في تنفيذ العمليات اليومية ووضع الاستراتيجيات على المدى البعيد ويساعد الموظفين في فهم كيفية عمل الشركة ويوضح الأدوار الوظيفية ويجنب التكرار والهدر مما يسهل عملية الإدارة.
- تحسين استقرار الأعمال
تعزز المنظمة الاستقرار من خلال وضع عمليات وهياكل واضحة يقلل ذلك من الارتباك، ويضمن عمليات سلسة والقدرة على التكيف يعزز التعاون والتواصل والقيادة الفعالة لجعل الأعمال أكثر استقرارًا.
- تعزيز تخصص الأفراد
تحتوي المنظمة على مجموعة متنوعة من الموظفين ويسمح الهيكل بتركيز الأدوار والخبرات، يمكن للموظفين تطوير مهاراتهم المتخصصة وزيادة الإنتاجية.
- تعزيز النمو والتطور
يسهل الهيكل المنظم قابلية التوسع وإدارة الموارد ويدعم التخطيط الاستراتيجي والنمو المستمر يفسح المجال للتغيير التنظيمي، الذي يعتبر أساسيًا في التوسع والتطور.
- دعم الثقافة التنظيمية
تطور المنظمة ثقافة مشتركة تربط أفرادها معًا وتسهل التواصل والتعاون بين الفرق، تعتبر هذه الثقافة خلفية لتحقيق الأهداف والغايات النهائية.
الاسئلة الشائعة
والآن سوف نقدم لكم بعض الأسئلة الشائعة حول موضوع مفهوم التنظيم.
ما هو التنظيم؟
التنظيم هو عملية ترتيب وتنسيق الجهود البشرية والموارد لتحقيق أهداف محددة. يتضمن التخطيط والإشراف والتنسيق والتحكم في الأنشطة المختلفة داخل المنظمة.
ما هي أهمية التنظيم؟
- تحقيق الكفاءة:يساعد التنظيم على تحقيق الكفاءة في استخدام الموارد البشرية والمادية.
- تحقيق الفعالية:يساعد التنظيم على تحقيق الفعالية من خلال التركيز على الأنشطة التي تساهم في تحقيق الأهداف.
- تحفيز الموظفين:يُساعد التنظيم على تحفيز الموظفين من خلال تحديد مسؤولياتهم وواجباتهم وتوفير الفرص لهم للتطور.
- حل المشكلات:يُساعد التنظيم على حل المشكلات بشكل فعال من خلال تحديد أسبابها ووضع خطط لحلها.
- التكيف مع التغيير:يُساعد التنظيم على التكيف مع التغييرات في البيئة الداخلية والخارجية.
ما هي مبادئ التنظيم؟
- وحدة الهدف:يجب أن يكون لدى جميع أعضاء المنظمة أهداف مشتركة تسعى المنظمة لتحقيقها.
- التقسيم إلى وحدات:يجب تقسيم المنظمة إلى وحدات أو أقسام إدارية، كل منها مسؤول عن أداء مهام محددة.
- وجود هيكل هرمي:يجب أن يوجد في المنظمة هيكل هرمي للسلطة، حيث يتحكم كبار المديرين في عمل الموظفين ذوي الرتب الأدنى.
- وجود قواعد ولوائح:يجب أن تضع المنظمة قواعد ولوائح تحدد سلوك أعضائها وتنظيم عملهم.
- التواصل والتنسيق:يجب أن يتم التواصل والتنسيق بين مختلف وحدات المنظمة لضمان العمل الفعال.
- التحكم والمراجعة:يجب أن تقوم المنظمة بمراجعة أدائها بشكل دوري لضمان تحقيق أهدافها.
المصادر
الوسوم
- مفهوم التنظيم
- أهمية التنظيم
- طرق التنظيم
- فوائد التنظيم
- التنظيم الشخصي
- التنظيم في العمل
- التنظيم في المنزل
- التنظيم الرقمي
- التنظيم الزمني
- التنظيم الفوضوي
